Introductie rooster module

Voordelen

• Online up-to-date rooster, door medewerkers en planners in te zien via de website
• Plannen op het niveau van (ploegen)diensten en - binnen diensten - taken 
• Medewerkers kunnen zichzelf online inplannen 
• Digitaal onderling ruilen van taken
• De roosterplanner heeft altijd een actueel overzicht van het rooster.
• Medewerkers hebben online inzicht in taken waarvoor nog medewerkers worden gezocht
• Automatische bevestiging via email van aanpassingen / ruilen
• Logging van alle mutaties

Als medewerkers zichzelf inplannen, hoef je als planner alleen te controleren of iedereen zich aan de afspraken houdt. Het maakt een einde aan het puzzelen, bellen en e-mailen. Het is eenvoudiger en gemakkelijker om de verantwoordelijkheid bij de medewerkers zelf te leggen.

Zelf inroosteren gaat als volgt: een medewerker logt met een persoonlijke login-code in. Op de rooster-pagina is direct het maandoverzicht te zien. Daarop staat per dag aangegeven of er diensten zijn en wat de status van taken binnen de diensten is (of er nog vrije taken zijn, of er eventueel taken ter overname aangeboden worden). 

Medewerkers kunnen alleen taken claimen waarvoor zij geautoriseerd / gekwalificeerd zijn. Op deze wijze wordt voorkomen dat taken worden gekoppeld aan de verkeerde medewerkers.

Voor de roosterplanner is per medewerker zichtbaar hoeveel uur per dienst /dag / week/ maand hij of zij is ingeroosterd. Via kleuren wordt aangegeven indien er - vooraf in te stellen - limieten worden overschreden.

Uitgevoerde taken kunnen automatisch worden gekoppeld aan een urenverantwoording systeem in DIS, het web gebaseerde bedrijfsinformatie systeem van digio applications. 

Hoe werkt het
Er wordt een overzicht met een maandkalender getoond. Dagen waarop taken zijn ingepland worden met een kleur gemarkeerd: Groen betekent dat alle takenen zijn ingeroosterd. Geel betekent dat er 1 of meer taken worden aangeboden om te ruilen. Rood betekent dat er 1 of meerdere taken nog niet zijn toegewezen aan een medewerker.

Als je op een datum in de kalender klikt zie je het rooster voor die dag. Een rood vakje betekent dat een of meer taken nog niet bezet is. Groen betekent dat alle taken bezet is, en als een collega een taak ter overname aanbiedt is het vakje oranje.
Alleen taken waarvoor de ingelogde medewerker gerechtigd is deze te claimen of over te nemen kunnen worden gewijzigd. Bij overschrijding van een ingestelde limiet wordt een waarschuwing afgegeven.

Rooster maken
Als roostermaker krijg je de beschikking over een aantal handige functies. Je kan bijvoorbeeld diensten en taken uit het rooster verwijderen, en taken voor anderen ter overname aanbieden. Je kan dus altijd correcties uitvoeren. Een medewerker kan alleen zijn of haar eigen taken te ruil aanbieden, en geen taken verwijderen. Diensten en taken kunnen herhalend worden ingevoerd, aldan niet inclusief de ingeroosterde medewerkers.

En, als roostermaker kan je natuurlijk ook zelf medewerkers inroosteren. Door middel van een drop-down lijst kan je kiezen welke medewerker je voor een taak inroostert. 

Verder krijg je de beschikking over een handig overzicht. Daarin kan je per maand of jaar het aantal gewerkte taken per persoon inzien. En je ziet direct welke medewerkers nog niet ingeroosterd zijn. Je kan het overzicht sorteren op naam en aantal gewerkte taken. Het overzicht is als Excel-bestand te downloaden.

Naast extra rooster-functionaliteiten heb je als roostermaker natuurlijk ook de mogelijkheid om nieuwe medewerkers in te voeren, medewerkers te verwijderen, wachtwoorden te resetten, etcetera.